TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
9.9.2024
REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
MindLink oy (y‐tunnus: 3100116-1)
Leea Stenvall
Höyrypolku 4 B 74
00520 Helsinki
leea@mindlink.fi
www.mindlink.fi
REKISTERIN NIMI
MindLink oy:n asiakastieto-‐ ja potilasasiakirjarekisteri.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
MindLink oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen
(GDPR 2016/679) sekä nykyisen Henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Työnohjaus- ja koulutusasiakkaista tallennetaan kulloisenkin sopimuksen sisältämät tiedot, kuten
nimi, yhteystiedot ja ammatti. Työryhmien osalta tallennetaan vain yhteyshenkilön tiedot.
Terveydenhuollon asiakkaat ovat potilaita. Terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on
laatia ja säilyttää potilasasiakirjat Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994)
16 §:n mukaan. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä on säädetty tarkemmin sosiaali-
ja terveysministeriön asetuksella (298/2009). Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on
palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää hoidon jatkuvuutta ja taata
oikeusturvaa. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan
terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon
järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.
Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin pitää sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (298/2009) 10
§:n mukaan tallentaa nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta
huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn
laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat ensisijaisesti potilaan tapaamisista kertyvä materiaali eli
rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Asiakkaiden kanssa laaditut kirjalliset sopimukset ovat myös asiakasrekisterin säännönmukainen tietolähde.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTUS
Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveydenhuollon ammattihenkilö ei
saa ilman potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain
(785/1992) 13 §:n syytä antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja.
Salassapitovelvollisuus säilyy tehtävän päättymisen jälkeenkin.
Rekisterinpitäjän käsitellessä henkilötietoja luottamuksellisesti omassa työnohjauksessaan, on
tähän pyydetty asiakkaan/potilaan kirjallinen lupa.
Theraplay-hoidoista kertyviä videotallenteita käytetään terapian aikana potilaan
hoidossa potilaan kanssa. Terapian päätyttyä tallenteita säilytetään Sosiaali-ja terveysministeriön
asetuksen n:o 99/2011 arkistointivaatimusten mukaiset 12 vuotta, jonka jälkeen ne tuhotaan
tietoturvallisesti. Teknisesti epäonnistunut aineisto hävitetään välittömästi. Tallenteita ei
luovuteta asiakkaille itselleen, vaan ne palvelevat vain terapiakäyttöä ja ne määritellään
potilasasiakirjoiksi. Terapiavideotallenteita, joihin asiakas on allekirjoittamallaan
lupadokumentilla antanut 5 vuotta voimassa olevan koulutusluvan, voidaan käyttää sosiaali- ja
terveydenhuollon ammattihenkilöiden koulutuksissa. Tällöin koulutettavia muistutetaan vielä
erikseen heitä sitovasta salassapitovelvollisuudesta.
Rekisterinpitäjän somepalveluissa julkaistaviin valokuviin pyydetään aina niissä näkyvien
henkilöiden henkilökohtainen suullinen suostumus. Valokuvien tekijänoikeus on rekisterinpitäjällä,
ellei kuvan yhteydessä mainita toisin.
Pöytäkirjat, asiakkaiden etunimiä sisältävät ajanvarauskirjat ja päivittäiskirjaukset hävitetään 12
vuoden päästä hoitojakson päättymisestä. Aikaraja tulee siitä, että tässä ajassa terveydenhuollon
oikeusturvaan liittyvä valitusoikeus umpeutuu. Psykologin lausuntoja ja yhteenvetoja on
säilytettävä, kunnes on kulunut 12 vuotta potilaan kuolemasta, tai, jos siitä ei ole tietoa, 120
vuotta potilaan syntymästä.
Kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä
ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet
tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma
käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä (Lastensuojelulaki
417/2007 25 §). Ilmoitus on tehtävä viipymättä.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden
kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Henkilötietoja ei käsittele kukaan muu
kuin rekisterinpitäjä.
A. MANUAALINEN AINEISTO
Tallennettavat tiedot ovat säädetty Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13
§:n mukaan salassa pidettäviksi ja Henkilötietolain (523/1999) 32 §:n mukaan suojattaviksi.
Manuaaliset tiedot säilytetään valvotuissa ja kahden lukon takana olevissa
murtohälytyssuojatuissa tiloissa.
B. SÄHKÖINEN AINEISTO
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot
suojataan asianmukaisesti. Sähköiset tiedot tallennetaan ulkoiselle kovalevylle ja tietoja
käsitellään tietokoneella, jota ei ole kytketty verkkoon. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta
tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
TARKASTUSOIKEUS
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli
asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti
rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan
henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-‐asetuksessa säädetyssä ajassa
(1kk).
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon
korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa
oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön
EU:n tietosuoja-‐asetuksessa säädetyssä ajassa (1kk).
